truy Lượt Xem:51

CÁCH XỬ LÝ KHOẢN THANH TOÁN CUỐI CÙNG CHO NHÂN VIÊN ĐÃ QUA ĐỜI CHO NGƯỜI HƯỞNG LỢI

Không ai muốn tìm hiểu về cái chết của một nhân viên, nhưng khi bạn làm, có một kế hoạch tại chỗ cho cách bạn và công ty của bạn sẽ đối xử với nó. Kế hoạch này nên bao gồm một danh sách các biểu mẫu mà bạn cần gửi cho người thụ hưởng, gia đình hoặc người thi hành của nhân viên và các bước bạn phải thực hiện trước và sau khi phát hành tiền lương cuối cùng của nhân viên. Luật tiểu bang có xu hướng tuân thủ các nguyên tắc của liên bang, nhưng hãy kiểm tra với tiểu bang của bạn để đảm bảo

Tại thời điểm thuê

Bao gồm việc chỉ định mẫu đơn thụ hưởng trong giấy tờ của tất cả nhân viên mới tuyển dụng. Bằng cách hoàn thành mẫu đơn này, một nhân viên đã biết ai sẽ nhận được tiền lương cuối cùng của mình trong trường hợp cô ấy chết trong khi làm việc ở đó. Nhắc nhở nhân viên mỗi năm xem xét biểu mẫu để đảm bảo thông tin của nó là hiện tại và vẫn phù hợp với mong muốn của nhân viên. Nếu nhân viên của bạn không chỉ định người thụ hưởng, bạn có thể phát hành tiền lương cuối cùng cho người thi hành hoặc người thân, miễn là họ có giấy tờ cần thiết như thư gốc hoặc chứng thư, bản sao có chứng thực của giấy khai tử và W -9 Mẫu.

Sau khi học về cái chết của nhân viên

Sau khi biết về cái chết của nhân viên, hãy chuẩn bị và gửi một gói thông tin đến gia đình và / hoặc chỉ định người thụ hưởng của nhân viên. Gói này nên bao gồm thông tin về bất kỳ quyền lợi nào, các biểu mẫu cần được hoàn thành, phong bì trả lại bưu chính nếu cần, thông tin liên lạc và thông tin về bất kỳ khoản tiền lương nào vẫn đến hạn và khi nào họ sẽ được thanh toán. Thông báo ngay cho bộ phận biên chế về cái chết của nhân viên. Bộ phận này sẽ cần đóng băng tiền lương của nhân viên và ngừng bất kỳ khoản tiền gửi trực tiếp nào cho đến khi nhận được giấy tờ cần thiết, bao gồm giấy khai tử và mẫu W-9 cho người thụ hưởng hoặc bất động sản. Bộ phận biên chế cũng nên tính số tiền lương cuối cùng, bao gồm tiền lương và các loại tiền lương khác như thời gian nghỉ lễ hoặc thời gian bị ốm tích lũy, nếu có. Nếu bạn sử dụng một dịch vụ xử lý biên chế, bạn có thể cần phải cung cấp cho nó một bản sao có chứng thực của giấy chứng tử của nhân viên trước khi xử lý tiền lương cuối cùng của nhân viên. Các bước này rất quan trọng vì ngân hàng có thể đóng băng tài khoản ngân hàng của người đã qua đời, điều này có thể ảnh hưởng đến việc nhận được tiền lương cuối cùng.

Xử lý thanh toán cuối cùng

Nếu nhân viên đã nhận nhưng chưa thanh toán tiền lương, bạn nên ngừng thanh toán trên séc và phát hành séc mới cho số tiền đó cho người thụ hưởng hoặc bất động sản của nhân viên. Nếu nhân viên nợ một khoản tiền lương cho các khoản thu nhập chưa thanh toán, hãy phát hành nó cho người thụ hưởng hoặc bất động sản của nhân viên. Kiểm tra luật tiểu bang quản lý bất kỳ điều kiện đặc biệt nào phải được đáp ứng trước khi bạn phát hành séc lương cuối cùng.

Bạn hãy xem thêm link phía dưới đây

Báo cáo thu nhập cho IRS

Đối với tiền lương còn nợ và được thanh toán trong cùng năm dương lịch với cái chết của nhân viên, bạn phải bao gồm tiền lương trong Mẫu đơn W-2 của nhân viên và cũng báo cáo số tiền lương cuối cùng trong Biểu mẫu 1099-MISC dưới tên người thụ hưởng hoặc người thi hành . Nếu tiền lương được trả sau năm mà nhân viên đó chết, không cấp W-2 trong tên của nhân viên trong năm mà bạn phát hành tiền lương cuối cùng. Thay vào đó, hãy cấp cho người thụ hưởng hoặc người thi hành Biểu mẫu 1099-MISC bao gồm số tiền của ngân phiếu lương cuối cùng. Bạn có thể nhận các bản sao của các mẫu này từ IRS, cũng có thể cung cấp hướng dẫn bổ sung về việc hoàn thành và phát hành các biểu mẫu này.
 

Tags:
Bình luận

Bình luận

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn